ken's　room

今夜、ある本を読んでいたら電話の応対に自信がつくコツについて書いてありました

ご紹介します。

1.　明るい声をビジネスの武器に、自分を売り込む
電話をかける時も受ける時も、一番大切なのは
明るい声で話すことです。電話の相手が知らない人でも、
受話器から明るい声が伝わってくると、なんとなくさわやかな
笑顔を脳裏に浮かべてしまうものです。
こちらの声が明るければ、相手もそう感じてくれます。取引先から
「○○さんの明るい声を聞くと、こっちまで元気が出ますよ｣
「またその声が聞きたくて電話しました｣といわれるようになれば、
強力な武器になることはいうまでもありません。

2.　電話の声の調子だけで相手の気分を判断するな

電話の声には、話している人の心理状態が極端にあらわれるようです。
普段は物静かに話す取引先の社長から、とげとげしい声で電話が入ったので、かけつけてみると、「いや、資金繰りが苦しくてね｣と笑いながら注文をくれることがあります。あるいは、穏やかな口調で問い合わせの電話が入ったので、説明に伺うと、厳しい表情でとりつく島もなかった。ということがあるものです。電話の声だけで短絡的に相手を判断しないようにしたいものです。

3.「いま、お電話よろしいですか｣が好印象をもたらす

取引先や顧客に電話をかける時、いきなり用件を切り出す前に、
「お忙しいところ、恐縮です。今、お電話宜しいですか｣と、相手の都合を確認することを忘れないようにしましょう。
「大切な時間を奪っていることは重々承知していますが、どうしてもお電話を差し上げたいのです｣というニュアンスをきちんと伝えることが、ビジネスパーソンとしての品格を高めることになるのです。この一言をいうだけで、印象が全く違ったものになるのはいうまでもありません。

4.　名前や地名を伝える時は間違えない工夫が必要

電話で伝える時に一番間違えやすいのが、名前や地名、専門用語です。
｢い｣と「え｣、「ひ｣と「し｣に限らず、耳で聞いて紛らわしい音はたくさんあります。電話や地名を伝え合う時は、お互いに間違った思い込みをしないように何度も念を押すことが大切です。特に、難しい名前や地名は、どういう字なのか見当もつかないことがあります。どうしても電話だけで伝えなければならない場合は、誰が聞いても理解できる説明の仕方を工夫することが大切です。

5.　相手の方から電話を切らせるとっておきの知恵

仕事が忙しい時は、電話に出る時間も惜しいもの。
でもそんな時に限って、長電話で有名な取引先からかかってくることがあります。大事なお客さまですから、｢今忙しいので｣と無下に切ることもできません。こんな時は、「少々お待ち下さい｣といって間をおき、あわてた声で、「至急の電話が入っているようです｣「緊急ミーティングが始まりますので｣といってみます。「忙しいところを申し訳ない｣と、相手から電話を切るように仕向けることです。

私も、こういう時がよくあるので明日からやってみたいと思います。

みなさんも是非、やってみて下さい。